Häufig gestellte Fragen
Ihre Fragen zu unseren Services in Meine UK Nord
Wir möchten Ihnen den Umgang mit unserem Serviceportal Meine UK Nord so einfach wie möglich machen. Hier beantworten wir Ihre Fragen, zum Beispiel: Wie legitimiere ich mein Unternehmen in Meine UK Nord? Wie buche ich ein Seminar und was ist bei der Erstattung einer Unfallanzeige zu beachten? Bitte beachten Sie: Zurzeit bieten wir noch keine Schnittstelle (REST) zu HCM-Systemen an.
Sie haben Fragen, die hier noch nicht beantwortet wurden? Schreiben Sie uns an serviceportal@uk-nord.de
Wir freuen uns, den Fragenkatalog für Sie passend zu ergänzen.
Unternehmen registrieren und legitimieren
Zunächst müssen sich die Unternehmensverantwortlichen* registrieren (Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und ein Passwort festlegen. Nachdem die angegebene E-Mail-Adresse verifiziert wurde, kann der Zugang zum geschützten Bereich „Unternehmen“ eingerichtet werden. Hierzu brauchen Sie die Unternehmensnummer und eine Legitimierungs-ID (LEG-ID).
Wenn Sie sich als Unternehmensverantwortliche/r registriert haben, können Sie die LEG-ID über Meine UK Nord anfordern. Klicken Sie dazu auf „Legitimierungs-ID anfordern“. Das LEG-ID-Schreiben ist aus datenschutzrechtlichen Gründen immer an das Hauptunternehmen adressiert. Eine Freischaltung für einzelne Unternehmensstandorte ist nicht möglich. Unternehmensverantwortliche können weiteren Personen Zugriff auf Funktionen in Meine UK Nord einrichten. Das können auch Beschäftigte an anderen Standorten sein.
*Der Begriff „Unternehmensverantwortliche“ umfasst die zur Legitimation berechtigten Leitungspersonen im Unternehmen.
Im Menü „Konto verwalten“ lassen sich Name, Vorname, Telefonnummer und Mailadresse der Kontoinhaber:innen bei Meine UK Nord ändern.
Über den Menüpunkt „Berechtigungen verwalten“ können Unternehmensverantwortliche weiteren Benutzer:innen Zugriff auf Funktionen in Meine UK Nord einrichten. Durch das Aktivieren der entsprechenden Checkboxen erhalten die genannten Benutzer:innen die Berechtigung, die dazu gehörenden Seiten zu bearbeiten.
In einem Unternehmen können mehrere Personen für einen Vollzugriff legitimiert sein. Jede dieser Personen kann andere Nutzer:innen mit Vollzugriff löschen bzw. Berechtigungen entziehen.
Soweit es im Unternehmen keine weiteren Unternehmensverantwortlichen mit Vollzugriff gibt, kann sich eine weitere Person für den Vollzugriff legitimieren und dann die aus dem Unternehmen ausgeschiedene Person löschen.
In dem Fall melden sich die Unternehmensverantwortlichen mit ihrer in Meine UK Nord hinterlegten E-Mail-Adresse an und klicken auf den Link „Kennwort vergessen“. Sie werden dann zur Erstellung eines neuen Passwortes weitergeleitet. Die UK Nord vergibt keine neuen Passwörter.
Gehen Sie in diesem Fall so vor wie bei der ersten Legitimation. Eine neue LEG-ID können nur die Unternehmensverantwortlichen anfordern. In Meine UK Nord wird dazu „Legitimierungs-ID anfordern“ angeklickt.
Schulen registrieren und legitimieren
Ihr Zugang zum Portal führt über Ihren Schulträger. Er kann Ihre Schule berechtigen, Unfälle über das Portal zu melden. Grund für diese Regelung ist, dass Ihr Schulträger bei der UK Nord als Unternehmen geführt wird. Ihre Schule ist als Betriebsstätte des Unternehmens (also Ihres Schulträgers) hinterlegt. Im Portal können sich nur Unternehmen registrieren, Betriebsstätten dagegen nicht. Ihr nächster Schritt sollte also in Richtung Schulträger gehen, damit er Ihre Schule berechtigt.
Die Legitimations-ID erhält Ihr Schulträger, denn dieser wird bei der UK Nord als Unternehmen geführt. Ihre Schule ist als Betriebsstätte des Unternehmens (also Ihres Schulträgers) hinterlegt. Betriebsstätten erhalten aus datenschutzrechtlichen Gründen keine eigene Legitimations-ID. Ihr Zugang zum Portal führt über Ihren Schulträger: Er kann Ihre Schule berechtigen, Unfälle über das Portal zu melden. Ihr nächster Schritt sollte also in Richtung Schulträger gehen.
Für die Schülerunfallversicherung ist kein separates Passwort erforderlich. Jedes registrierte Unternehmen (hier: Ihr Schulträger) hat einen Portalzugang; darüber können die verschiedenen Personenkreise des Versicherungsschutzes (z. B. Kita-Kinder, Schüler:innen, Studierende, Angestellte) abgebildet werden.
Ja, die entsprechende Einbindung erfolgt über die Registrierung und nachfolgende Legitimation im Portal.
Kindertageseinrichtungen registrieren und legitimieren
Wenn Ihre Einrichtung zu einem Träger der Kindertageseinrichtungen gehört, führt Ihr Zugang zum Portal über Ihren Träger. Er kann Ihre Kita berechtigen, Unfälle über das Portal zu melden. Grund für diese Regelung ist, dass Ihr Träger bei der UK Nord als Unternehmen geführt wird. Ihre Kita ist als Betriebsstätte des Unternehmens (also Ihres Trägers) hinterlegt. Im Portal können sich nur Unternehmen registrieren, Betriebsstätten dagegen nicht. Ihr nächster Schritt sollte also in Richtung Träger gehen, damit er Ihre Kita berechtigt.
Die Legitimations-ID erhält der Träger Ihrer Kita, denn dieser wird bei der UK Nord als Unternehmen geführt. Ihre Kita ist als Betriebsstätte des Unternehmens (also Ihres Trägers) hinterlegt. Betriebsstätten erhalten aus datenschutzrechtlichen Gründen keine eigene Legitimations-ID. Ihr Träger kann Ihre Kita berechtigen, Unfälle über das Portal zu melden. Ihr nächster Schritt sollte also in Richtung Träger gehen.
Unfallanzeigen
Die Unfallanzeige ist vom Unternehmen, der Kindertagestätte, Schule oder Hochschule innerhalb von drei Tagen zu erstatten.
Das gilt für alle Arbeits- oder Wegeunfälle (z. B. Unfälle auf dem Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Einrichtung), die bei Beschäftigten eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Tagen zur Folge haben oder tödlich verlaufen.
Bei Kita-Kindern, Schüler:innen oder Studierenden muss eine Unfallanzeige erstattet werden, wenn durch den Unfall Behandlungsbedürftigkeit (in einer ärztlichen Praxis oder im Krankenhaus) besteht oder wenn der Unfall tödlich verlaufen ist.
Ja. Wir empfehlen dringend, sich zu registrieren, damit Sie uns Unfall- und Berufskrankheitenanzeigen elektronisch übermitteln können. Der registrierte Zugang stellt sicher, dass Unfall- und BK-Anzeigen tatsächlich von Mitgliedsunternehmen stammen und nicht beliebig, z. B. manuell oder maschinell von Dritten erstellt wurden. Bitte schicken Sie uns keine Unfall- und BK-Anzeigen per E-Mail, zurzeit bieten wir dafür keinen sicheren Übermittlungsweg an.
Nein. Die UK Nord bietet zurzeit keinen sicheren Übertragungsweg für Unfall- und BK-Anzeigen ohne Registrierung, z. B. per E.Mail, an. Hinzu kommt, dass die UK Nord bei Unfall- und BK-Anzeigen sicher sein muss, dass sie tatsächlich von einem Mitgliedsunternehmen stammen. Das ist gewährleistet, wenn Sie die Anzeigen über den legitimierten Bereich des Portals erstellen.
Vor Beginn der Datenerfassung können Sie auswählen, ob die Unfallanzeige an die zuständige Arbeitsschutzbehörde weitergeleitet werden soll. Wählen Sie dazu die Option „Unfall anzeigen mit Weiterleitung“. In Schleswig-Holstein obliegt der Arbeitsschutz dem Landesamt für Arbeitsschutz, Soziales und Gesundheit (LASG), in Hamburg der Staatlichen Arbeitsschutzaufsicht.
Wenn die Unfallanzeige nicht an die zuständige Arbeitsschutzbehörde weitergeleitet werden soll, wählen Sie die Option „Unfall anzeigen“.
Hinweis: Wenn man die Option „Unfall anzeigen mit Weiterleitung" auswählt, wird beim Klick auf „Absenden" automatisch eine Kopie der Unfallanzeige an die zuständige Arbeitsschutzbehörde weitergeleitet. Das bedeutet, sie wird elektronisch zur Abholung bereitgestellt. Manche Behörden verwenden hierfür einen automatisierten zentralen Dienst.
Bei der Erstattung einer Unfallanzeige über Meine UK Nord brauchen Sie lediglich anzugeben, welches Mitglied des Betriebs- oder Personalrats Kenntnis genommen hat. Hierzu klicken Sie im Bearbeitungsassistenten der Unfallanzeige auf „Ja“, wenn die Frage „Wurde der Betriebs-/Personalrat informiert“ erscheint (vorletzte Seite). Anschließend muss der Name der Person angegeben werden, die informiert wurde.
Die Unterschrift des Betriebs-/Personalratsmitgliedes wird bei Unfallanzeigen, die in Meine UK Nord erstattet werden, nicht benötigt.
Sie müssen Ihre Niederlassung(en) zunächst berechtigen. Dazu rufen Sie bitte das Menü "Berechtigungen verwalten" auf und folgen den Anweisungen.
Falls Sie die Unfallanzeige zwischengespeichert haben, können Sie sie noch bearbeiten. Eine Korrektur bereits versandter Unfallanzeigen ist leider nicht möglich. Auch das Stornieren ist nicht vorgesehen. Die Unfallanzeige kommt wenige Minuten nach dem Versand im Anwendungssystem der UK Nord an. Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Sie schicken uns eine neue Unfallanzeige mit den korrekten Daten.
- Sie drucken die Unfallanzeige mit den falschen Daten aus, korrigieren diese handschriftlich, unterschreiben die Unfallanzeige und senden sie uns per Briefpost an
Unfallkasse Nord
Seekoppelweg 5a
24113 Kiel
Bitte schicken Sie uns keine Unfallanzeigen per E-Mail.
Im Portal werden aktuell Unfallanzeigen und die Anzeige auf Verdacht einer Berufskrankheit angeboten. Weitere elektronische Formulare werden noch aufgenommen. Über eine Upload-Funktion können Sie uns die entsprechenden Dokumente aber bereits übermitteln.
Seminare buchen
Wählen Sie Ihre Seminare über die Kachel „Seminare“ aus. Je nachdem, wie die Seminarbuchung in Ihrem Unternehmen organisiert ist, können Sie
- Seminare selbst buchen
- Seminare über die Seminarverantwortlichen Ihres Unternehmens buchen
Wählen Sie zunächst Ihre Wunschseminare aus. Für die Buchung folgen Sie den Schritten im Menü. Nach der Buchung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit der Reservierungsbestätigung und weiteren Hinweisen. Für die Seminarbuchung brauchen Sie sich nicht zu registrieren.
Die Unternehmensverantwortlichen können bestimmten Mitarbeitenden die Verantwortung für die Seminarbuchungen übertragen. Die Seminarverantwortlichen buchen dann die Schulungen für Sie. Sie erhalten beide eine Reservierungsbestätigung.