Hybride Veranstaltungen eröffnen die Möglichkeit, zwei Welten, die digitale und die reale Welt, zusammenzubringen, sowie die unterschiedlichsten Vorlieben hinsichtlich des Teilnahmeformates zu berücksichtigen. Bei der Mischung aus Präsenzveranstaltung und digitalem Format gilt es grundsätzlich, die unterschiedlichsten Präferenzen von Organisierenden, Moderierenden, Referierenden als auch der Teilnehmenden zu berücksichtigen. Welche Vor- und Nachteile die hybride Welt für die einzelnen Zielgruppen mit sich bringt, wird im Folgenden aufgezeigt:

Organisierende:

Chancen:

• Möglichkeit des flexiblen Reagierens auf aktuelle Infektions-Geschehen und den daraus resultierenden Einschränkungen und Vorschriften.
• Möglichkeiten des virtuellen Zuschaltens von Referierenden, sollten diesen eine Anreise zur Präsenzveranstaltung aus unterschiedlichsten Gründen (Infektionsgeschehen, Unwetter, Bahnstreik u.v.a.) kurzfristig nicht möglich sein.
• Möglichkeit des Gewinns von Referierenden, die aufgrund einer langen Anreise (Übersee) nicht gekommen wären.
• Möglichkeit der Reduzierung von Kosten (zu zahlende Fahrt- und Übernachtungskosten für Moderierende, Referierende, Teilnehmende; Raummiete; Catering).
• Möglichkeit des Erzielens einer höheren Reichweite für die Veranstaltungsinhalte. Auch international.
• Unterschiedliche Teilnahmepräferenzen können berücksichtigt werden.

Risiken:

• Hoher Kostenaufwand bezüglich der technischen Ausstattung (Bandbreite, Kamera(s), Mikrofon(e), Beleuchtung), um die Teilnahme sowohl für die Präsenz-Teilnehmenden als auch für die online Teilnehmenden optimal zu gestalten
• Bedarf eines angemessenen Videokonferenz- oder Streaming-Tools. Ein digitales Tool sollte viel Interaktion und Netzwerkarbeit ermöglichen. Welche verschiedenen Formate für hybride Veranstaltungen es gibt, finden Sie hier.
• Teilnahmekosten differenzieren bezüglich virtueller Teilnahme und Teilnahme in Präsenz inklusive Catering.
• Unterschätzen des Organisationsaufwandes. Hybride Veranstaltungen benötigen in der Regel mehr Vorbereitungszeit als reine Präsenz- oder reine Online-Veranstaltungen – schließlich muss der Ablauf zweimal durchdacht und organisiert werden: Einmal in Präsenz und einmal online. Je nach Größe und Komplexität der hybriden Veranstaltung ist es notwendig, ausreichend Vorlaufzeit für die Vorbereitungen einzuplanen. Somit kann das Ziel der Veranstaltung und die Zielgruppe definiert werden und ein erstes Grobkonzept inklusive Zeitplan und Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Auch erste Kalkulationen und die Akquise von Referierenden sollte lange im Voraus erfolgen.

Moderierende/ Referierende:

Chancen:

• Möglichkeit des Durchführens der Veranstaltung von zu Hause/ anderen Orten aus.
• Ggf. bessere Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem für Moderierende

Risiken:

• Unzureichend vorhandenes Repertoire an Methoden hinsichtlich der Interaktion der virtuellen Teilnehmenden.
• Unsicherer Umgang mit Technik.

Teilnehmende:

Chancen:

• Möglichkeit der virtuellen Teilnahme ohne Reise- und Übernachtungsaufwand.
• Möglichkeit der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch virtuelle Teilnahme.
• Möglichkeit der virtuellen Teilnahme an mehreren Veranstaltungen von unterschiedlichen Orten aus.
• Möglichkeit der physischen Teilnahme vor Ort.
• Größeres Spektrum an Teilnahmemöglichkeiten erhöht die Teilnahmemöglichkeiten insbesondere für Menschen mit Beeinträchtigungen.

Risiken:

• Gefühl der Isolation bei wenig Interaktionsmöglichkeit der virtuellen Teilnehmenden.
• Gefühl des „beobachtet Werdens“ am Präsenzort durch virtuelle Teilnehmende.
• Gefahr des Zoom-Fatigue (Unfallkasse Nord - Mobiles Arbeiten (uk-nord.de) siehe Hybrides Arbeiten ) durch virtuelle Teilnahme.

Fazit:

Hybride Veranstaltungen bringen sowohl Chancen als auch Risiken mit sich. Eine gute Vorbereitung als auch ein sorgfältiges entsprechendes Abwägen hinsichtlich der Präferenzen der Zielgruppen sichert den Erfolg der Veranstaltung!

In den letzten Jahren sind Unternehmen Pandemiebedingt kreativ darin geworden, bisherige Präsenzveranstaltungen in online Formate umzuwandeln. Doch welche Arten hybrider Veranstaltungen gibt es denn mittlerweile? Und welche technischen und organisatorischen Aspekte muss man jeweils bedenken?

Technische Mindest-Voraussetzungen

Die Mindestausstattung für Hybrid-Veranstaltungen ist dieselbe wie für Online-Veranstaltungen und entspricht der Ausstattung für eine klassische Videokonferenz. Hierfür hat sich folgende technische Ausstattung bewährt:

PC/Notebook mit einer DSL-Leitung/Datenverbindung mit min. 42 Mbit/s,

Stereo-Headset mit Mikrofon,

USB-Kamera mit einer Auflösung in HD-Qualität (1280*720),

Video-Konferenz-Software.

_{^{Abbildung 1 Royalty-free stock photo ID: 1676998309, Fotograf: Rido, ©shutterstock_Rido}}

So ausgestattet ist es möglich, eine Videokonferenz bzw. Online-Besprechung als durchzuführen. Bei größere Veranstaltungen sollten immer leistungsstärkere Kabel-Verbindungen mit noch größeren Datendurchsätzen gewählt werden.

Wie bei jeder Besprechung, bedarf es Verhaltensweisen um eine störungsarme Online-Besprechung durchzuführen. Beispielsweise sollten alle mit einem Headset, mit einer eingeschalteten Kamera und mit einem stummgesetzten Mikrofon teilnehmen. 

Die einladende Person sollte – insbesondere bei größeren Gruppen – eine moderierende Rolle übernehmen oder eine andere Person mit der Moderation beauftragen. Diese Moderation kann am Anfang der Veranstaltung auf die jeweilig geltenden Regeln hinweisen und die Verabredungen ggf. auch während der Veranstaltung einfordern. Je ruhiger eine Online-Veranstaltung ist, desto länger schenken die Teilnehmenden den Akteuren Aufmerksamkeit. Fragen und Anmerkungen sollten bei größeren Gruppen über die Option „sich melden/Handheben“ oder durch entsprechende Hinweise im Chat angezeigt werden und durch die Moderation geführt in den Ablauf eingebaut werden. Hintergrundgeräusche werden auch dadurch reduziert, dass alle Teilnehmende ihr Mikrofon grundsätzlich auf „stumm/mute“ setzen. Beachtenswert sind auch die von der Kamera aufgenommenen Bereiche. Die Auswahl von geeigneten Hintergründen wird von vielen Programmen durch ein Angebot an virtuellen Hintergründen unterstützt, die jedoch eine hohe Rechenlast erzeugen.  Alternativ dazu können Raumwände oder z.B. Bücherregale als neutrale Bilder verwendet werden. Bewegte Hintergründe, wie z.B. halbtransparente Glaswände mit Durchgangsverkehr, sind nicht geeignet, da die Bewegungen viel Aufmerksamkeit binden.  

Die Nichtbeachtung von solchen Standards, z.B. übertragene Störgeräusche, schlechte Bildqualität sorgen schnell für eine zusätzliche Belastung für die anderen Teilnehmenden.  

Bei größeren und neu zusammengesetzten Gruppen von Online-Teilnehmende, ist mit technischen Problemen bei der Einwahl oder mit dem Umgang der Software zu rechnen. Hier empfiehlt es sich, Hilfestellungen und Lösungen über z.B. eine Telefonverbindung anzubieten, dann muss die Online-Gruppe nicht auf eine Lösung warten.

Definition einer Besprechung:

Eine Personengruppe (ca. 5-8 Personen) tauscht Informationen aus und/oder trifft Vereinbarungen. Dabei übernimmt meistens die einladende Person die Gesprächsführung am Anfang und gibt die „Regeln“ der Besprechung bekannt. Besprechungen mit mehr als 20 Personen sind möglich, jedoch werden dann eher Informationen bekanntgegeben und die Teilnehmenden beteiligen sich meist weniger aktiv.

Hybride Besprechungen, also die Kombination von Präsenz- und Online-Teilnehmenden bei Besprechungen, ist eine besondere Herausforderung. Hierbei treffen sich einige Personen an einem Ort in Präsenz, während andere online dazu geschaltet werden. Gibt z.B. die Kamera die Gesprächsgruppe in Präsenz nur als Gruppenansicht wieder, ist es für die Online-Teilnehmenden sehr schwer zu erkennen, welche Person gerade spricht.

Automatische Kameras, die die jeweils sprechende Person erkennen und fokussieren, erfordern eine hohe Gesprächsdisziplin und haben eine gewisse Trägheit. Handgeführte oder mit eingespeichertem Blickwinkel ausgestattete Kameras bedürfen einer steuernden Betreuungsperson, die nicht aktiv in die Besprechung eingebunden ist.  Auch die Sitzplatzanordnung bei der Besprechung ist zu überdenken, wenn die Online-Teilnehmenden „gleichwertig“ eingebunden werden sollen.

Gerade bei mehreren Personen in dem Besprechungsraum ist auf eine gleichmäßig und ausreichende Beleuchtung der Gesichter zu achten. Ebenfalls sollten die Hintergründe einheitlich und ohne Gegenlicht (in Richtung der Kamera) gestaltet sein.

Für jeden Online-Teilnehmenden ist auf eine ausreichend große Darstellung des Gesichtes zu achten.

Neben Kameraeinstellungen ist ein gutes Raummikrofon wichtig. Auch hier gibt es technische Lösungen, die versuchen, Beiträge der jeweils sprechenden Person zu fokussieren. Alternativ können die Präsenz-Teilnehmenden mit eigenen Mikrofonen ausgestattet werden.

_{^{Abbildung 2 Royalty-free stock photo ID: 1818069584, Fotograf: Andrey_Popov, ©shutterstock_Andrey_Popov}}

Definition eines Seminares:

Die Aufgabe eines Seminares ist die Wissensvermittlung. Die optimale Seminargröße liegt bei ca. 15 Personen, die von mindestens einer vortagenden Person Informationen zu einem bestimmten Thema erhalten und diese verinnerlichen sollen. Ab einer Größe von etwa 20 Personen stellt sich die Informationsvermittlung als herausfordernd da.

In Besprechungen steht eher der Austausch mit dem gesprochenen Wort im Vordergrund wobei Präsentationen unterstützend eingesetzt werden. Bei Seminaren hingegen erhält die Vermittlung und das Aneignen von aufbereiteten Informationen eine größere Bedeutung. Bei hybriden Seminaren findet ein Seminar in Präsenz statt, zu dem ein Teil der Teilnehmenden online dazu geschaltet wird. Zu beachten gibt es dieselben Aspekte wie bei hybriden Besprechungen. Zudem muss man bei hybriden Seminaren bei der Auswahl der verwendeten Software darauf achten, dass notwendige Methoden und Funktionen, wie z.B. Bearbeiten von Präsentationsfolien/Whiteboards, sowohl für Präsenz- als auch für Online-Teilnehmende verfügbar sind.      

In der modernen Didaktik wird im Sinne der nachhaltigen Wissensvermittlung der reine Frontalvortrag kaum noch verwendet. So sollte es auch im hybriden Seminar möglich sein, dass sowohl Online- als auch Präsenz-Teilnehmende, z.B. in Kleingruppen, Themen interaktiv erarbeiten können. Bei reinen Online-Seminaren ist die Verwendung von so genannten Brake-Out-Räumen üblich und Bestandteil der Software. Diese können auch bei hybriden Seminaren genutzt werden. Bei steigender Anzahl an Gruppen steigt der Moderationsaufwand. Für Kleingruppenarbeiten wird pro Gruppenraum die gleiche Technik gebraucht, wie für den ursprünglichen Seminarraum an sich, mit der zusätzlichen Herausforderung die Online- als auch Präsenz-Teilnehmenden in die jeweiligen Gruppenräume zu begleiten und nach der Gruppenarbeit wieder im gemeinsamen Seminarraum zu sammeln. Ohne eine zusätzliche koordinierende technische Assistenz wird es für die Moderation eine sehr große Herausforderung, mehrere Gruppenräume – online und in Präsenz - zu koordinieren. Bei hybriden Gruppenarbeiten sollte zudem im Vorwege überlegt werden, wie Online- und Präsenz-Teilnehmende mögliche Gruppenergebnisse festhalten und dem Plenum präsentieren können.

Bei der Planung von hybriden Seminaren ist auf eine gut durchdachte Ablauf- und Pausengestaltung zu achten. Unterbrechungen nach ca. 1,5 h haben sich als geeignet herausgestellt, um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen (s. Artikel Zoom-Fatigue).  In diesem Zusammenhang können Gespräche in den Pausen als Bereicherung und zugleich Entlastung empfunden werden. Die Pausengespräche mit den Online-Teilnehmenden gestaltet sich allerdings noch als herausfordernd, auch wenn Softwarelösungen schon vorhanden sind.

Definition einer Fachtagung:

Eine Tagung einer Gruppe von Teilnehmenden die sich mit einem Thema befassen. Dabei kann das Thema auch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Im Gegensatz zu einem Kongress dauert sie maximal einen Tag. Die Teilnehmendenzahl liegt deutlich über denen eines Seminares. Die Teilnehmenden erhalten meist ein Angebot von Vorträgen, Podiumsdiskussionen oder Workshops und suchen sich die Informationen und Interaktionen gezielt aus.

_{^{Abbildung 3 Royalty-free stock photo ID: 1935454144, Fotograf: Andrey_Popoc ©shutterstock_AndreyPopov}}

Bei einer hybriden Fachtagung, bei der verschiedene Referierende nacheinander sprechen, können diese online oder in Präsenz ihre Vorträge halten. Auch die Teilnehmenden können bei solch einer Veranstaltung online oder in Präsenz teilnehmen. Es gibt vortragende Personen (online und in Präsenz) und einen großen Kreis von Zuhörenden (online und in Präsenz), die auch die Möglichkeit haben, sich durch Fragen oder Wortbeträge einzubringen. Die Hauptaktion findet in einem kleinen Bereich des Raumes statt und ist meist am besten mit einer geführten Kameratechnik einzufangen. Das Einspielen von Online-Beiträgen ist, wenn eine ausreichend große Präsentationsfläche von den Zuhörenden eingesehen werden kann, leicht zu realisieren. Gerade der Wechsel der Beitragsformen kann zu einer Aufmerksamkeitsförderung führen, da die Zuhörenden einen Wechsel der Präsentationsmedien erfahren. Durch eine vorhandene Kameraführung können auch die Fragen und kurzen Wortbeiträge aus dem Auditorium für alle sichtbar eingespielt werden. Herausfordernd ist die Tontechnik, die auch erhebliche Anforderungen an die Akustik des Raumes stellt.

Für die Online-Teilnehmenden kann sogar ein Sichtvorteil entstehen, da die Kameraführung oft einen idealen Standplatz hat.

Um eine ausreichende Interaktion mit den Zuhörenden zu erreichen, werden oftmals Softwaretools verwendet, die schnell kleine Umfragen und Statusabfragen erlauben, die sowohl die präsenten wie auch die online Teilenehmende einbindet (bei den in Präsenz-Teilnehmenden z.B. via Smartphones). Bei Nachfragen (z.B. via Meldung) zu Vorträgen ist darauf zu achten, dass online-Teilnehmende nicht benachteiligt werden. Sollen Gruppenarbeiten stattfinden, ist - wie bei hybriden Seminaren – darauf zu achten, dass diese auch für Online-Teilnehmende möglich sind.

Wie bei allen hybriden Veranstaltungen sollte auf das Einhalten von Erholungs- und Pausenzeiten geachtet werden. Wie bei allen hybriden Veranstaltungen ist es auch bei diesem Format schwer, einen Pausenaustausch zwischen Präsenz- und Online-Teilnehmenden zu gestalten.

Bei solch einer Veranstaltung ist eine Person, die ausschließlich für die Technik zuständig ist, unerlässlich.

Bevor man eine hybride Veranstaltung durchführt, sollte man das Ziel, die Passung des Formats für die Zielgruppe und die benötigte technische Ausstattung reflektieren und prüfen, ob die gewählte hybride Veranstaltung in Bezug auf diese Aspekte passend ist. Dabei kann es helfen, die folgenden Fragen abzukären.

- Welches Ziel verfolgt die Veranstaltung?

Hier sollte man schauen, ob Wissensvermittlung, Austausch oder das gemeinsame Erarbeiten neuer Strategien/ Produkte im Fokus steht. Wissensvermittlung kann meist problemlos auch digital vermittelt werden. Wenn der Austausch oder das gemeinsame Erarbeiten von etwas Neuem im Vordergrund steht, wird es etwas schwieriger, so dass man prüfen sollte, ob und wie dies mit einer hybriden Veranstaltung umsetzbar ist.

- Welche Zielgruppe hat die Veranstaltung? Wie technikerfahren und offen für Technik ist die Zielgruppe des Seminars/ der Besprechung?

Je nach Zielgruppe, Vorerfahrung und Offenheit für Technik einer Zielgruppe machen hybride Veranstaltungen mehr oder weniger Sinn. Wenn eine Gruppe wenige Vorerfahrung hat und wenig Offen für Technik ist, können digitale Elemente (z.B. das digitale Zuschalten eines Referenten/ einer Referentin oder einzelner Teilnehmenden) dazu führen, dass die Teilnehmenden vor Ort sich gestört oder unwohl fühlen. Wenn die Zielgruppe in Zukunft häufiger zusammen Dinge/ Projekte erarbeiten soll, ist ein erstes Treffen in Präsenz häufig als „Kennenlernveranstaltung“ besser geeignet, als direkt online einzusteigen.

- Welche technische Ausstattung haben Sie bzw. benötigen Sie?

Dies ist davon abhängig, um welche Art von hybrider Veranstaltung es sich konkret handelt (siehe Formen hybrider Veranstaltungen und technische Hinweise). Auf jeden Fall sollten Sie bei einer hybriden Veranstaltung jedoch darauf achten, dass alle Teilnehmenden die Inhalte sehen und hören können und sie sich verständlich machen können. Meist sind hierfür mindestens ein Beamer, Boxen und (Raum-)mikrofone und eine (Raum-)kamera notwendig sowie ein Videokonferenz-Programm über das die online-Teilnehmenden dazu geschaltet werden.

Wenn all diese Aspekte geklärt sind und eine hybride Veranstaltung passend ist, steht der Veranstaltung nichts mehr im Wege. Es sollte nun bei der Einladung und/ oder Bewerbung der Veranstaltung darauf geachtet werden, den hybriden Charakter gut zu kommunizieren.  So sollten die Teilnehmenden möglichst frühzeitig wissen, dass es sich um eine hybride Veranstaltung handelt, um sich darauf einstellen zu können. Ungünstig ist es, wenn Präsenz-Teilnehmende erst beim Eintreffen zu erfahren, dass auch Teilnehmende online dazu geschaltet werden oder anders herum.

Neben der technischen Ausstattung ist zu beachten, dass bei größerer Teilnehmerzahl eine geschulte, unterstützende Person für die Technik erforderlich ist.